個人情報保護に関する基本方針
1.基本方針
弊社は、大学職員の皆様の為のサポートセンターとして、資料発送、コールセンターのアウトソーシング業務を受験生向けに行い、その中で「個人情報の重要性を認識し、正当な取り扱いに努める」を、企業理念として業務を遂行致しております。
この理念実現のためには、お客様個人を識別しうる情報（以下｢個人情報｣と言います。）を適切に保護することが、必要不可欠な大前提と考えます。
弊社は、役員、従業員など関係する全従業者が一体となって、個人情報の保護に関係する法令、国が定める指針および弊社の個人情報保護管理規定、その他の規範を遵守します。
2.組織活動
弊社は個人情報保護のため、弊社の個人情報保護管理規定を基に各組織に応じた個人情報保護法マネジメントシステムの作成と管理体制を組織化します。
役員、従業員など関係する全従業者はこれに従って業務を遂行、運用状況を監査します。この個人情報保護法マネジメントシステムは定期的に見直しを行い、その時点の組織活動にあった形に修正し、継続的改善に努めます。
また、必要な教育を行い組織全体への周知徹底に努めます。
3.個人情報の取り扱い
弊社の個人情報の取り扱いについて以下のように定めます。
01.個人情報の収集にあたり、収集目的を明らかにし、収集した個人情報の使用範囲を限定し、適切に取り扱うよう措置を講じます。
02.個人情報の利用･提供
当社における個人情報の提供は同意を得た収集目的の範囲内で行います。ただし次に示すいずれかに該当する場合は同意を得る必要がないものとします。
(1)法令の規定による場合
(2)本人または公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために必要な場合
03.個人情報の利用目的
i.資料(願書含む)請求者に対する資料の発送。
ii.本人にとって有益と思われる情報(資料等)の提供･発送。
iii.大学から受付受託業務
iv.教員対象説明会受託業務
04.個人情報の受け渡し･保管
i.情報の漏洩･流出を避けるため直接による受け渡しおよび郵送(宅配便含む)を基本とします。ただし、情報データの暗号化やパスワードなど適切な方法を用いる場合を除きます。
ii.お預かりした個人情報は、紛失･改ざん･誤用を防止するために、情報データの暗号化やパスワードなど適切な方法を用いて厳重なセキュリティー対策を施し保管します。また、個人情報は一定期間保管し、その期間を過ぎた場合は責任をもって廃棄･消去します。
05.苦情･相談
本人からの苦情･相談等には、適切かつ迅速な対応を行います。
苦情・相談については別途記載の苦情・相談窓口までご連絡下さい。
詳細な手続きにつきましては、ご連絡時に説明させていただきます。
06.個人情報の第三者提供の制限
i.個人情報保護法に基づく範囲内での第三者への情報提供は行いません。
ii.弊社において取得した個人情報は、本人が希望する情報提供の為に必要な範囲内において個人情報を大学に提供する場合があります。
iii.大学から提供された個人情報を第三者(他大学等)への提供は行いません。
iv.第三者に提供する場合の事項
a.第三者に提供する目的：大学受験情報(資料他)の配布及び連絡事項通知を円滑に進めるため。
b.提供する個人情報の項目：連絡先情報(住所、氏名、電話番号、メールアドレス)
c.提供の方法：電子情報、紙媒体
d.提供を受ける者：ご本人から同意を得た提供先
07.外部委託業者の管理
当社は、お客様への業務サービス提供の一環として帳票等の配送、バックアップデータの保管等を外部業者 に委託しております。個人情報保護について当社が定めた水準の安全対策措置を講じている業者を選定し契約しております。
08.権利の尊重
個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対し、開示･訂正・削除を求められたときは、合理的な期間、妥当な範囲内でこれに応じます。
開示・訂正・削除につきましては、別途記載の苦情・相談窓口までご連絡ください。
詳細な手続きにつきましては、ご連絡時に説明させていただきます。
09.安全防止対策･事故発生時の対応と予防および是正
個人情報の不正流出防止策を講じ、個人情報の漏えい、滅失又は棄損などの防止のため、情報セキュリティー対策を適切に行います。
個人情報の取り扱いには細心の注意を払いますが、事故が発生し、あるいは規定などに違反する行為が発見された場合には、すぐに原因を特定し、被害拡大を防止し、同様な事件の再発防止の為に毅然たる態度で臨みます。
10.安全管理措置の評価･見直し･改善
定期的に安全管理措置を評価･見直し、社会情勢や社内の実情等にあわせて、適切な体制を整えるように改善します。
11.任意性について
個人情報をご提供いただくことは任意です。
ご提供いただけない場合は、弊社のサービスを受けることができません。
12.開示対象個人情報に関する周知事項
開示対象個人情報に関してご本人から開示請求があった場合は以下事項により速やかに対応させていただきます。
ⅰ.開示対象個人情報の利用目的
上記３）02で記載された利用目的及び従業者に関する福利厚生、採用、人事給与、総務業務など事前に同意いただいた利用目的の範囲で利用します。
ⅱ.開示対象個人情報の取扱に関する苦情の申し出先
５）項に記載する苦情・相談窓口まで御連絡下さい。
ⅲ.開示等の求めに応じる手続き
開示に関する手続きに関しましては別途記載しております苦情・相談窓口へその旨、御連絡下さい。その際、弊社登録情報との照合等によりご本人の確認をさせていただくと共にご提出いただく様式などにつきまして説明させていただきます。
お申し出に従い、実費相当額をご請求させていただく場合があります。
4.管理責任者の任命･配属
上記項目について確実に遵守するため、弊社社員はもとより出入りの業者を含めて個人情報保護を重大に認識させ、業務遂行の管理体制を万全とし、責任者を以下の通り任命･配属します。
5.苦情・相談窓口
個人情報お問い合わせ窓口：事業推進部
TEL：03-3259-2801＜受付は10：00～16：00（土日祝日除く）＞
制定日 平成18年 10月 1日
改定日 平成27年 9月 1日
